Ferramenta de Planejamento – 5W2H

Olá! Como eu disse anteriormente, inciaremos uma série sobre planejamento. O início de um novo ano é uma ótima alternativa para planejarmos nosso futuro e colocarmos no papel aqueles desejos que sempre adiamos. Hoje irei mostrar uma ferramenta interessante e ao mesmo tempo simples; talvez a ferramenta mais simples para planejamento: o 5W2H. Esta é uma ferramenta que eu sempre explorava ao ministrar meus treinamentos mas, misteriosamente, era uma ferramenta pouco utilizada.

Isso é normal no Brasil; não somos um povo planejador, somos um povo “fazejador”. Algumas pessoas reclamam que não têm tempo para planejar, que é tudo muito corrido, que estão sempre “apagando incêndios”. Eu li em algum lugar uma frase que sempre repito: o corpo de bombeiros é o maior apagador de incêndios do mundo, e ainda assim só funciona com ações muito bem planejadas.

Já vi casos em que determinadas empresas decidiram abandonar os softwares da Microsoft e utilizar pacotes abertos como BrOffice ou OpenOffice. A decisão foi rápida já que apenas compararam o valor da licença da Microsoft com o preço totalmente gratuito dos pacotes free. Decisão tomada, foram realizados alguns treinamentos superficiais para adultos que já não sabiam aprender (sim! Aprender é algo que se aprende!) e a mudança da plataforma Microsoft para as plataformas gratuitas foi acontecendo. Novos computadores eram comprados com softwares abertos, os computadores que iam para a manutenção com o Office, voltavam com o OpenOffice e assim a coisa aconteceu.

De repente começaram os problemas: Baixa produtividade por pessoas que estavam acostumadas com o pacote antigo e não conseguiram se capacitar adequadamente nos treinamentos realizados; arquivos que, de repente, não podiam ser abertos; dificuldades na troca de arquivos com clientes e fornecedores; softwares piratas se disseminando nos computadores trazendo vírus, trojans e outros “bichos”…

Resumindo, essa empresa fez o planejamento da mudança durante um mês, e passou quase um ano lutando para implantar a mudança. Depois de muito lutar, teve que voltar atrás.

No Japão, a mesma mudança ao invés de ser planejada em um mês e executada ao longo de um ano, seria planejada por um ano e executada em algumas semanas com um custo muito menor! Essa é a importância do planejamento!

Agora, falemos um pouco do 5W2H. Essa ferramenta, cuja idéia central está contida nos versos de I Keep six honest serving-men de Rudyard Kipling, é nada mais nada menos do que sete perguntas que devem ser respondidas. Ao responder às perguntas, você terá em mãos um plano de ação com grandes chances de sucesso. Vamos às perguntas:

1. What – O que fazer?
2. Where – Onde fazer?
3. Why – Por que fazer?
4. When – Quando fazer?
5. Who – Quem irá fazer?
6. How – Como será feito?
7. How much – Quanto irá custar?

Simples, não? Basta responder às sete perguntas do 5W2H que você terá um belo plano de ação. Entretanto alguns cuidados são necessários:

• Ao responder à pergunta “O que fazer?” garanta que a ação está atacando a causa do problema e não o efeito. Um exemplo disso seria uma ação para, em uma fábrica de automóveis, reduzir o número de peças rejeitadas por falhas na pintura. Uma ação que combate o efeito seria refazer a pintura, enquanto uma ação para combater a causa seria melhorar o controle e a seleção dos fornecedores de tinta.
• A pergunta “Por que fazer?” é importantíssima! Geralmente, em uma empresa, as ações demandam custos e investimentos. Uma boa justificativa pode transformar um projeto reprovado em aprovado. Não existe ideia ruim, existe ideia mal vendida!
• A pergunta “Quando fazer?” pode ser respondida com a data na qual a ação será implementada, com a data até a qual a ação será implementada ou com o período ao longo do qual a ação será implementada.
• Ao definir o “Quem irá fazer?” é importante definir claramente o nome da pessoa responsável pela ação e, preferencialmente, um substituto. Evite utilizar o nome do setor como, por exemplo, RH ou Departamento Financeiro ou Projetos. Evite também atribuir uma ação a uma pessoa que não esteja presente na reunião para ser informada e ter a possibilidade de discordar de sua participação no projeto.
• A pergunta “Como será feito?” é a mais importante do 5W2H! É aqui que o planejamento acontece! Essa pergunta é o coração do plano de ação onde todos os detalhes serão relatados, todas as possibilidades de falha serão estudadas, os efeitos colaterais da ação serão levantados. Aqui se descreve o passo a passo para que a ação aconteça. Uma ferramenta interessante que pode ser usada aqui é o PDCA (Plan Do Check Action – Planejar Executar Verificar Agir). Um dia falaremos mais sobre o PDCA…

Vamos a um exemplo:

• O que: Comprar um aparelho GPS
• Por que: Primeiramente eu sou completamente perdido geograficamente e tenho dificuldade em gravar um caminho em minha cabeça. Além disso penso em viajar, agora que estou desempregado, para cidades que não conheço. Seria uma boa ideia alugar um carro em meu destino (ou mesmo viajar com o meu próprio carro) e conhecer a cidade!
• Quem: Arthur Gouveia (mas se alguém quiser me dar de presente, estou aberto a essa possibilidade )
• Onde: Em minha casa ou na loja que oferecer melhor preço e melhores condições
• Quando: Até 31/12/2009
• Como: Pesquisar em sites e revistas especializadas as melhores marcas com as melhores avaliações, tanto por especialistas quanto por usuários. Verificar com usuários das marcas selecionadas os prós e contras das marcas. Avaliar o preço das marcas escolhidas. Avaliar benefício x custo das marcas escolhidas. Selecionar uma marca. Pesquisar preços em lojas online e lojas físicas. Comprar o aparelho. Testar o equipamento. Caso haja alguma falha, proceder com a troca ou envio à assistência técnica.
• Quanto: Até R$600,00

Utilizando esse plano de ação comprei um Airis T935 sobre o qual, logo logo, irei comentar aqui!

Abraços e bons planos!